SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Otomatisasi Kantor dan Virtual Office

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Otomatisasi Kantor dan Virtual Office

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Otomatisasi Kantor O’Brien (1996) mendefinisikan Sistem otomatisi kantor (SOK) atau office automation system (OAS) sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumendokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Sistem kantor otomatis terdiri dari : 1) 2) 3) 4) Sistem komunikasi elektronik. Sistem kolaborasi elektronik Sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik Sistem pengelolaan kantor.

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Otomatisasi Kantor Sistem Komunikasi Elektronik - E-mail Voice mail Facsimile Bulletin Board System Sistem Kolaborasi Elektronik - Teleconference - Telecommuting Sistem Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik - Desktop publishing Electronic Document Management Presentation Graphics Multimedia Presentation Sistem Pengelolaan Kantor - Desktop Accessories - Electronic Scheduling Area sistem otomatisasi kantor Home

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office The Virtual Office Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda virtual organization, muncul sebagai akibat OA Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik Dampak Emerged with the appearance of low cost microprocessors Teleprocessing Telecommuting

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Keuntungan Virtual Office Mengurangi biaya fasilitas Mengurangi biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Mengurangi work stoppages Kontribusi sosial Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Kekurangan Virtual Office Kurangnya rasa memiliki Ketakutan kehilangan pekerjaan Moral rendah Tekanan keluarga These are disadvantages to the employee!

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Strategi Virtual Office yang direkomendasikan Menyediakan sumberdaya komputer Menyediakan akses ke sumberdaya informasi Menyediakan perlengkapan nonkomputer Mengatur penerusan panggilan telepon Menggunakan konferensi telepon Menjadwalkan pertemuan reguler Mengikuti pekerjaan rutin

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Virtual Organization Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan Tidak terikat pada lokasi fisik Tiga I Ekonomi Informasi Ide Inteligensi

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Model OA Informasi dan komunikasi Tidak ada data Aplikasi komputer dan nonkomputer "Other problem solvers" Internal Environmental

An OA Model The firm Chaerul Anwar Communications Information Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Environment Office Automation System Noncomputer Apps Other Problem Solvers Problem Solver ComputerApps Database Input physical resources Transform Output physical resources Environment

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Pergeseran dari Penyelesaian Masalah Administratif Menjadi Manajerial OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan Smartphone dan Tablet

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Tablet dan Smartphone

Aplikasi Otomatisasi (OA) Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Word processing Electronic and voice mail Computer calendaring Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing FAX Videotex Imaging Desktop publishing

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Word Processing Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Word Processing Secretary or manager CPU Document storage Typed documents

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Electronic Mail (E-mail) Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan Eliminates phone tag

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Electronic Mail Mail display and entry Mail display and entry User 2 Mail display and entry User 1 User n CPU Mail storage

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Voice Mail Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima Manager tidak perlu mengetik Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit daripada e-mail

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Computer User 1 Sistem Voice Mail User 2 Message coding and decoding unit Secondary storage

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Kalender Elektronik Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment) Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain Fasilitas penjadwalan Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office An Electronic Calendaring System Calendar display and entry Calendar display and entry Manager 2 Calendar display and entry Manager 1 CPU Calendar storage Manager n

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Audio Conferencing Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Hal-hal yang Meningkatkan Efisiensi dalam Audio Conferencing Ada moderator Jumlah partisipan dapat dikendalikan Kirim agenda terlebih dulu Perkenalkan diri saat bicara Rekam pembicaraan Distribusikan transkrip percakapan atau minute rapat

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Audio Conferencing Location 1 Location n Audio Channel

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Video Conferencing Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis Tiga konfigurasi umum One-way video and audio One-way video and two-way audio Two-way video and audio

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Video Conferencing Location 1 Location n Video channel A. One-way video transmission Video channel B. Two-way video transmission

Desktop Video Conferencing Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara Hal teknis yang harus diperhatikan Banyak komputer desktop yang cukup powerful tersedia Membutuhkan jaringan komunikasi dengan kecepatan tinggi

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Computer Conferencing Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer Lebih dari 4,000 topik Lebih dari 40,000 anggota Komputer harus terhubung dalam jaringan

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Teleconferencing Gabungan semua teknik konferensi Meliputi: audio video computer conferencing

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office FAX Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end Original document Facsimile machine Analog channel Facsimile machine Document copy

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Videotex Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan (contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service) Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Imaging Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder Dikerjakan oleh sistem document management (DM) Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

Sistem Managemen Dokumen Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Documents to be read Workstation OCR Reader Network server DB MS Workstation Laser printer Workstation Optical disk storage unit Workstation

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Desktop Publishing Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi Tiga area aplikasi administrative technical corporate

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Desk-Top Publishing System High-resolution screen Keyboard Microcomputer Document storage Laser printer output

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office OA dan Virtual Office dalam Perspektif Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis Pelengkap komunikasi interpersonal Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih baik