OPTIMALISASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR MENGGUNAKAN

OPTIMALISASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR MENGGUNAKAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS DI DITJIANBANG KODIKLATAL Keep SMILE

PROFIL Nama: Rohmad Setyobudi, A.Md Jabatan: Pengelola Data Satker: Ditjianbang Kodiklatal

E R O C U IS Belum optimalnya pengarsipan surat masuk dan keluar di Ditjianbang Kodiklatal.

IDENTIFIKASI CORE ISU pengarsipan yang di lakukan oleh personel masih sangat manual, menyebabkan banyak terjadi surat-surat yang hilang, tercecer keberadaanya dan serta perlu membutuhkan waktu yang lama untuk mencari surat dalam arsip di bindeks. Exam nt conte Pencatatan surat masuk maupun surat keluar yang masih manual menggunakan buku agenda besar.

DAMPAK & PIHAK TERKENA ISU a) Terhadap personel yaitu menghambat dalam proses pencarian surat ketika dibutuhkan karena pencarian surat masih manual; b) Terhadap unit kerja yaitu resiko hilangnya dokumen, rusak, terselip atau tercecer dan tidak adanya cadangan surat; c) Terhadap unit kerja yaitu semakin banyaknya jumlah 8 surat yang ada di dalam lemari membuat ruang kerja terkesan tidak rapih dan membutuhkan ruang yang cukup luas; dan d) Terhadap unit kerja yaitu penataan surat atau dokumen yang tidak rapi dapat menyebabkan kerahasiaan dokumen yang akan mudah bocor atau di curi oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab.

Penambaha n fitur kedepan Penambahan fitur print/ cetak.

Proyeksi pertumbuha n di masa mendatang Belum ada

TERIMAKASI H